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La Universidad de Purdue da grandes pasos en la democratización de la educación superior

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Cuando Neal Ottinger mira al cielo, ve más que nubes y estrellas, ve el futuro. Como muchos niños y niñas en Estados Unidos, este estudiante de 21 años siempre quiso ser astronauta. Pero la vida no le haría las cosas fáciles.

“Estudiar para ser ingeniero aeroespacial es un gran desafío académico, y no sólo eso, seguir una carrera en exploración espacial puede ser extremadamente costoso”, dice. “Muchos niños no pueden permitírselo”.

Estas historias son demasiado comunes. Estados Unidos se enfrenta a una importante crisis de asequibilidad universitaria. Los datos de la Reserva Federal muestran que la deuda de los préstamos estudiantiles es de alrededor de 1,5 billones de dólares, mayor que cualquier otra categoría en los Estados Unidos, excepto la deuda hipotecaria. Los costos de matrícula en las universidades públicas han aumentado en un 344% desde 1980, según Debt.org, mientras que los ingresos medios apenas se han presupuestado.

“Durante la última década o dos, los costos han subido tanto, y tan rápido, que realmente se ha convertido en una dificultad para las familias y los estudiantes”, dice Mitch Daniels, presidente de la Universidad de Purdue y ex gobernador de Indiana. “Las instituciones de educación superior son notoriamente ineficientes, pero creo que muchas de ellas van a prestar mucha más atención al tema de la asequibilidad ahora, porque finalmente hay una contrapresión de los estudiantes y las familias. Si un título les va a costar tanto, encontrarán otra forma de prepararse para la vida”.

El milagro de Purdue

Purdue es una de las Diez Grandes escuelas (Big Ten) conocida por su programa espacial de élite – los primeros y más recientes astronautas que caminaron en la luna fueron Boilermakers (el equipo de fútbol de Purdue.) Ahora, la Cuna de los Astronautas está siendo noticia por una razón diferente, y está marcando el ritmo para priorizar la asequibilidad y accesibilidad de los estudiantes.

En dólares ajustados por la inflación, la universidad está cobrando a sus estudiantes menos por asistir en 2019 que en 2012. La congelación de los derechos de matrícula a menudo se considera un truco de marketing que no es sostenible a largo plazo. Pero la hazaña de Purdue fue acompañada por un aumento de las inversiones básicas. Piénsalo de esta manera: no sólo los estudiantes están pagando menos por asistir, sino que la universidad también está gastando más en excelencia académica, ideas innovadoras y crecimiento del profesorado, reduciendo significativamente la proporción de estudiantes por profesor y aumentando el número de puestos de trabajo.

La clave del “Milagro de Purdue” es un fuerte enfoque en la eficiencia operativa, la búsqueda y reducción de residuos siempre que sea posible, la eliminación de redundancias y la duplicación de esfuerzos con la digitalización, y la estandarización de los procesos entre departamentos. Completa esto con el valor que el liderazgo de Purdue le da a la rendición de cuentas, y tendrás la receta para el éxito. La transformación de la universidad atrajo rápidamente la atención de los medios de comunicación, y Bloomberg Businessweek planteó la pregunta en la mente de todos: “¿Puede la Mitchonomía arreglar el negocio roto de la educación superior?”

  “La gente cree que hay algo vudú aquí. No lo hay. No estamos haciendo nada que no tenga sentido común”, dice Daniels. “En Purdue hacemos tres cosas: enseñanza, investigación y compromiso. Cualquier otra cosa debe ser vista como opcional. Necesitamos ser tan eficientes como sea posible en las cosas que son puramente de apoyo y administrativas; y comprometer los dólares ahorrados ya sea para mantener la matrícula y los costos de los estudiantes bajos, o para invertir en nuestra misión principal. Ofrecer educación de alta calidad al más alto valor comprobado, al precio más bajo que podamos manejar”. 

Del progreso incremental a los saltos gigantescos

El primer paso fue simplificar la base digital de la universidad, mejorando la gestión del presupuesto y del efectivo. Eva Nodine, Jefa de Planificación y Análisis Financiero de Purdue, dice que antes de la transformación, prácticamente todos los procesos implicaban un formulario en papel. “Todo era muy complicado, y me llevó mucho tiempo hacer algo. Teníamos que aprobar cada transacción, incluso si era un centavo. Una transacción de cien dólares requería ocho firmas a veces, todas en formularios de papel. No es una broma.”

Era hora de un cambio, y Purdue sabía que requeriría algo más que una simple actualización de los sistemas de TI. Se daría un salto de gigante y un cambio completo en la forma en que la universidad gestionaba su negocio. Con una transformación holística en mente, se estableció un nuevo mandato: Simplifique, organice, racionalice y automatice. 

Nodine enfatiza que Purdue es una de las universidades más innovadoras del país, y que necesitaba una administración de clase mundial que la apoyara, con tecnología que le permitiera a la escuela convertirse en una empresa inteligente. SAP S/4HANA fue el motor de esta transformación.

El cambio a un paquete de software ERP inteligente de última generación permitió a Purdue gestionar la información en tiempo real, eliminando inmediatamente 600.000 páginas de papel que, en el pasado, necesitaban ser transportadas manualmente a través del campus. Imagínate eso: “Si usted apilara ese papel, sería más alto que la Torre de la Campana de Purdue, que mide 50 metros de altura”, dice Nodine. 

La universidad también se está beneficiando de interfaces de usuario simplificadas, de un proceso único de presentación de solicitudes de trabajo que es fácil de usar y de la eliminación de 400.000 aprobaciones y auditorías previas que eran innecesarias. “Pudimos rediseñar nuestra jerarquía financiera utilizando los datos maestros de SAP de una manera que nos diera transparencia y consistencia en toda la universidad”, dice.

Quizás los resultados más espectaculares se lograron eliminando las múltiples hojas de cálculo que solían funcionar en sistemas lentos y anticuados. Con más de treinta mil formularios funcionando en sistemas dispares, era imposible registrar una transacción de manera consistente. Las discrepancias presupuestarias en algunos departamentos eran comunes. Pero ahora, el gasto es automáticamente rastreado contra el presupuesto y rara vez necesita ser ajustado manualmente. Y como los empleados no necesitan dedicar tanto tiempo a conciliar información o a trabajar en tareas manuales y repetitivas, pueden centrarse en el análisis estratégico y en nuevas formas de añadir valor a la misión de Purdue.

El siguiente punto del orden del día es la implementación de SAP SuccessFactors, una solución completa de selección de personal para la gestión del talento. Nodine explica que el objetivo es ser capaz de aprobar a los nuevos empleados más rápido y mejorar la incorporación, para que puedan empezar a trabajar.

Cuando se apunta a la Luna....

Con la ayuda de la tecnología, Purdue ha establecido un modelo de cómo lograr el equilibrio entre ser una institución de élite y, al mismo tiempo, ampliar el acceso. Desde que la congelación de las matrículas entró en vigor, los estudiantes de Purdue y sus familias han ahorrado más de 400 millones de dólares, según la universidad.

“Hemos entrado en un círculo virtuoso. Al mantener la matrícula plana en dólares nominales durante siete años, hemos experimentado un aumento en las solicitudes y el interés de los estudiantes sobresalientes. Por lo tanto, una política de asequibilidad ha llevado a mayores volúmenes y, por lo tanto, ha hecho más fácil seguir siendo asequible”, dice Daniels. “Más estudiantes pagando la matrícula ha significado que podríamos mantener el precio constante, e incluso reducir el costo del alojamiento, la comida, los libros y otras cosas”.

Purdue está transformando la educación superior, mientras cultiva e inspira a toda una nueva generación de innovadores que, como el aspirante a astronauta Neal Ottinger, se graduará sin deudas.

“Estoy definitivamente agradecido. Mi educación aquí fue muy bien valorada, y a un costo tan bajo. La Universidad de Purdue siempre está entre las 10 mejores escuelas de ingeniería y es una locura lo asequible que es ir aquí, a pesar de ello”, dice Ottinger. “Hay una gran base de ex-alumnos que han hecho grandes cosas que salen de Purdue. Espero ser una de esas personas también.”

Fuente: Revista Forbes Digital