El equipo de HR en Clarks quería mejorar el compromiso de los empleados y reducir los costos administrativos. Ellos identificaron que hacer disponible la información de pagos a través de un portal de auto-servicio cumpliría estos dos objetivos.

La solución tendría que brindar una experiencia de usuario excepcional, ya que esta sería la primera vez que el equipo de HR se acercaría a los empleados de esta manera.

Esta también tendría que estar disponible a través de una gran variedad de dispositivos, ya que el acceso a la aplicación se haría desde los dispositivos de los empleados, tales como smart phones, tablets y dispositivos de escritorio. Dado que la información es confidencial, la seguridad tendría que ser infalible.

La solución tendría que financiarse rápidamente a sí misma y debería liberar recursos de HR para concentrarse en otras actividades.

El proyecto inició con un concepto de prueba que demostraba el arte de lo posible, mostrando qué se puede lograr con la plataforma de desarrollo Mendix y metodologías ágiles. El concepto de prueba fue presentado a un equipo interno de profesionales en IT y HR y un número adicional de historias de usuario (o requerimientos funcionales) fueron identificados.

Luego iniciamos un proyecto de 6 semanas que consistía en:

• 1 semana de preparación
• 2 sprints (4 semanas en total)
• 1 semana de soporte de salida en vivo
• A pesar de que en Clark se familiarizaban  con la metodología ágil, este fue uno de los primeros proyectos de este tipo y resultó tanto en emoción como trepidación. Este era un proyecto que ayudaría a 10,000 personas.

La solución le permitió a 10,000 empleados de Clark’s en Reino Unido e Irlanda acceder a sus desprendibles de pago, P60s y P11Ds, cuando lo necesitaran.

Ellos pueden ver cualquier desprendible de pago, P60 y P11D de su empleo en Clarks. Ningún dato se guarda en la aplicación y las solicitudes son enviadas al sistema de nómina de SAP para generar los forms necesarios. Estos forms son enviados a la aplicacióm la cual los muestra a través del dispositivo elegido. Adicionalmente, la solución maneja on-boarding al por mayor de nuevos empleados, mensajería y un centro de funciones administrativas.

La solución fue terminada antes de lo previsto gracias a la simplicidad y facilidad de uso.

Antes de que la aplicación fuera implementada, aproximadamente 170,000 documentos eran impresos y publicados todos los años por el equipo de HR, lo cual era una actividad costosa en terminos de impresión, publicación y tiempo del equipo de HR.

La aplicación le ha permitido a los empleados acceder a esta información de manera auto-servicio, eliminando la necesidad de imprimir y publicar los documentos.

Como resultado del éxito de la aplicación, el compromiso de los empleados ha aumentado y se han planeado solicitudes de desarrollo adicionales para esta aplicación. Estas incluyen más documentos de HR como información de pensión y más funcionalidades de auto-servicio.